Organisationsgestaltung/Organisation Design

Bedeutung der Organisationsgestaltung

Jedes Unternehmen erreicht immer wieder Entwicklungspunkte, an welchen es seine Organisation in Teilen oder insgesamt überdenken muss. Änderungen in den Verantwortungen, Weiterentwicklung von Prozessen, Rollen sowie neue Schnittstellen und Kooperationen erfordern auch eine Anpassung der strukturellen Aufstellung.

• Werden in der Firmenzentrale und den regionalen Einheiten unnötige Doppelarbeiten durchgeführt?
• Wird die Aufgabe der Holding effektiv wahrgenommen oder ist ein unnötiger „Wasserkopf“ entstanden?
• Befinden sich Abteilungen im Wettstreit um Kompetenzen, weil diese nicht eindeutig definiert sind?
• Ist der Grad der Zentralisierung ausreichend, um die Filialorganisation effizient zu führen und gleichzeitig Marktnähe zuzulassen?
• Sind die Schnittstellen zu Lieferanten und Kunden so definiert, dass ein erfolgreiches Lieferantenmanagement und echte Kundenorientierung realisiert werden können?
• Wie können Category Management und Einkaufsfunktion optimal organisatorisch miteinander verknüpft werden?

Diese und eine Vielzahl weiterer Fragen führen dazu, Änderungen in Aufbau und Struktur der Organisation vorzunehmen. Dabei wird zwar häufig die Notwendigkeit der Anpassung erkannt, in der Neuformierung der Organisation werden jedoch lediglich „Kästchen“ verschoben. Es werden alte Verhaltensmuster fortgesetzt und die angestrebten Ziele verfehlt.

Aufgaben des Organisationsdesigns

Effektive Organisationsgestaltung ist mehr als das „Malen“ von Kästchen. Abgeleitet aus den strategischen Zielen des Unternehmens sind die Anforderungen an die neuen Strukturen und das Arbeiten in diesen Strukturen zu definieren. Dabei sind übergeordnete Ziele wie das Erreichen erhöhter Kundennähe, die Verstärkung der Zusammenarbeit zwischen zentralen und dezentralen Einheiten wie auch die Steigerung der organisatorischen Effizienz in jedem Schritt zu berücksichtigen (siehe Grafik 1, rechte Seite).

IM+C hat die branchenspezifische Erfahrung um

• Stärken, Schwächen und Verbesserungspotentiale einer Aufbauorganisation zu identifizieren,
• ausgerichtet an den Anforderungen aus Strategie, Prozessen und Geschäftssituation die notwendigen Funktionen und deren Zuordnung zu identifizieren,
• einen breiten Konsens als Grundlage einer erfolgreichen Restrukturierung herzustellen,
• die Nachhaltigkeit der organisatorischen Erneuerung zu gewährleisten.

Vorgehen zur Optimierung

Die Erneuerung der Organisationsstrukturen findet im Rahmen eines sechsstufigen Vorgehens statt. Die Intensität der Bearbeitung der einzelnen Stufe steht in Abhängigkeit der individuellen Ausgangssituation.

1. „Ziele setzen“
   
   • Definieren der Vision des organisatorischen Wandels: Wo wollen wir hin und welche Ziele verbinden wir damit?
   • Ausarbeiten der Kriterien, der eine Zukunftsorganisation genügen sollte
2. „Basis schaffen“
   
   • Feststellung der Ausgangssituation in Bezug auf maßgebliche Einflussfaktoren (Kunden- und  Lieferantenstruktur, technologischer Wandel etc.), Schlüsselprozesse, Kapazitäten, Fähigkeiten der Mitarbeiter und Führungsphilosophie(n) im Unternehmen (siehe Grafik 2, rechte Seite)
3. „Gerüst bauen“
   
   • Entwickeln und Bewerten möglicher organisatorischer Optionen (z.B. primäre Ausrichtung nach Vertriebslinien oder Funktionen, mögliche Matrixelemente)
4. „Zukunft ausbauen“
   
   • Entwickeln der Steuerungsstruktur mit der Festlegung von Ergebnisverantwortlichkeiten, Proft-/ Costcenter-Strukturen, Grundlagen der Leistungsverrechnung etc.
   • Definieren von Rollen- und Verantwortlichkeiten, notwendigen Kompetenzen und Fähigkeiten (siehe Grafik 3, rechte Seite)
5. „Kooperation sichern“
   
   • Festlegen von Schnittstellen-Regularien zwischen den Organisationseinheiten auf Basis der Kernprozesse
   • Beschreibung notwendiger Abstimmungsprozesse und Gremien
6. „Umsetzung gestalten“
   
   • Festlegen der zentralen Umsetzungsschritte und kritischen Meilensteine
   • Identifizierung der Risiken für die Umsetzung und Abschätzung von Kosten- und Nutzeneffekten
   • Sichern der Nachhaltigkeit über geeignete Monitoring-Systeme

Mit der neuen Organisation wird ein Rahmen geschaffen, der den Mitarbeitern die Basis für eine bestmögliche Entfaltung ihrer Fähigkeiten im Zusammenspiel mit Kollegen, Kunden und Lieferanten zur Verfügung stellt (siehe Grafik 4, rechte Seite).